Сдача отчетов в фсс рф уполномоченной компанией

Форма 4-ФСС сдается только по взносам от несчастных случаев. По всем остальным видам взносов отчитываться нужно в ФНС по утвержденной форме расчета.

Отчеты в ФСС сдаются по форме, утвержденной Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.

Скачать бланк отчета 4-ФСС 

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Отчетный период На бумаге В электронном виде

за 2021 год	до 20 января 2022	до 25 января 2022
за I квартал 2022 года	до 20 апреля 2022	до 25 апреля 2022
за полугодие 2022 года	до 20 июля 2022	до 25 июля 2022
за 9 месяцев 2022 года	до 20 октября 2022	до 25 октября 2022

В электронном виде отчет по форме 4-ФСС сдают организации и ИП, у которых в предшествующем году численность получателей выплат превышает 10 человек. Это же касается и вновь созданных или реорганизованных компаний (ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовые договора с работниками, также обязаны уплачивать взносы и сдавать отчетность по форме 4-ФСС. Сроки сдачи отчета — те же, что и для организаций.

Обращаем внимание, что если с работником заключен договор гражданско-правового характера, работодатель не обязан уплачивать взносы на травматизм. Это нужно делать, только если в договоре предусмотрено соответствующее условие.

При несвоевременной сдаче 4-ФСС организацию могут привлечь к ответственности по ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. То есть 5 % от суммы взносов, начисленной за последние три месяца отчетного или расчетного периода, за каждый полный и неполный месяц со дня, установленного для подачи расчета. При этом штраф не должен превышать 30 % этой суммы и быть меньше 1 000 рублей.

Кроме этого, за нарушение порядка сдачи отчетности — например, когда численность сотрудников на предприятии больше 10 человек, но отчет сдали в бумажном виде — предусмотрен штраф 200 рублей.

Законом от 30.12.2021 № 474-ФЗ в порядок представления отчета 4-ФСС внесли изменения. Прописали, что за работодателя его может сдать законный или уполномоченный представитель. Для этого нужно будет оформить доверенность — теперь она может быть составлена в виде электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной подписью (УКЭП) доверителя.

Форматы на данный момент не утверждены, они будут опубликованы на портале ФСС позднее.

Как и ранее, доверенности могут быть составлены в простой письменной форме для организаций-страхователей и с заверением у нотариуса для ИП-страхователей.

Перед отправкой отчета, удостоверьтесь, что вы не сделали ошибок. Если вы формируете отчет в системе Экстерн, то проверка отчетов произойдет автоматически. Экстерн найдет все формальные ошибки, которые чаще всего совершают страхователи, и покажет их. А значит, вам не придется отправлять отчеты повторно.

Согласно данным статистики, 98 % отчетов, сформированных в Экстерне, получают положительные протоколы.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Сформировать электронный отчет 4-ФСС вы можете в системе Экстерн: выберите меню «ФСС» → «4-ФСС» → «Создать». 

После этого выберите вид отчета, отчетный период и организацию, за которую нужно сдать отчет, и нажмите на кнопку «Создать». Если отчет начинали заполнять ранее, то по кнопке «Показать отчёт в списке» можно открыть его для редактирования и отправки.

Чтобы подгрузить готовый расчет из вашей бухгалтерской программы, выберите меню «ФСС» > «Загрузить из файла». Загруженный отчет можно просмотреть и при необходимости отредактировать, для это нажмите на кнопку «Загрузить для редактирования».

После заполнения отчета он появится в разделе «ФСС» > «Все отчёты». Наведите курсором на строку с нужным отчётом и выберите необходимое действие.

После перехода к отправке отчета выберите сертификат для подписи и нажмите на кнопку «Проверить отчет». Если при проверке отчета будут обнаружены ошибки — нажмите на кнопку «Редактировать», исправьте ошибки и перейдите к отправке отчета снова.

Если ошибок нет — нажмите на кнопку «Перейти к отправке».

После этого достаточно кликнуть «Подписать и отправить», и система подгрузит отчет на портал ФСС.

Далее вы можете отследить статус прохождения отчета — протокол контроля и квитанции о приеме отчетности придут прямо в Экстерн.

Когда статус сменится на «Квитанция ФСС», это значит, что отчет сдан. Квитанцию можно открыть и просмотреть, при необходимости — сохранить. Если у расчета статус «Ошибка отправки», значит, что расчет не отправлен и нужно повторить попытку.

Если же статус обозначен как «Ошибка расшифровки» — в ФСС не смогли расшифровать расчет или проверить электронную подпись. Убедитесь, что вы выбрали верный сертификат для того, чтобы подписать расчет, и отправьте снова.

Статус «Ошибка форматного контроля» говорит о том, что расчет не сдан. Необходимо исправить ошибки и заново отправить отчет. Если статус обозначен как «Ошибка логического контроля», значит, получена квитанция с ошибками. О необходимости их исправления нужно сообщить в ФСС.

В системе Экстерн вы можете выбрать так называемый ускоренный способ отправки отчета 4-ФСС в контролирующий орган. Для этого выберите меню «ФСС» > «Загрузить из файла», выберите файл и нажмите на кнопку «Загрузить и отправить».

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Отчетность в ФСС через уполномоченного представителя

Для запроса и заполнения ЭЛН в Реестре документов в ФСС нажмите кнопку Создать и выберите Запрос ЭЛН:

В окне Формирование запроса на получение ЭЛН из ФСС введите рег. номер ФСС, номер ЛН и СНИЛС сотрудника. Далее нажмите кнопку Принять. После формирования отправьте запрос с помощью «Мастера связи».

Через несколько минут проверьте статус запроса, нажав Мастер связи. После того, как ФСС пришлет успешно обработанный запрос, приступите к работе с ЭЛН.

Процесс отправки отчетности в ФСС через уполномоченного представителя не отличается от процесса отправки отчетности в ФСС через страхователя.  Главное требование перед отправкой – пройти регистрацию на портале ФСС РФ.

Для отправки отчетности в фонд социального страхования через уполномоченного представителя необходимо зарегистрироваться на портале ФСС РФ и загрузить файл доверенности. Зарегистрироваться можно двумя способами:

1. Прямая регистрация на портале ФСС РФ;
2. Регистрация на портале ФСС РФ с использованием продукта Астрал Отчет.

Действия пользователя в процессе регистрации на портале ФСС РФ описаны в разделах Регистрация на портале ФСС и Регистрация на портале ФСС с использованием продукта Астрал Отчет.

Для сдачи отчетности в ФСС за организации, чей регистрационный номер ФСС отличается от регистрационного номера организации отправителя, отправителю необходимо выполнить ряд действий:

1. Зарегистрироваться на портале ФСС РФ;
2. Авторизоваться с зарегистрированным логином и паролем на портале ФСС РФ;
3. Загрузить на портал ЭП ответственного лица (отправителя);
4. Сформировать список представляемых организаций и загрузить на портал отсканированные оригиналы доверенностей;
5. Предоставить в территориальный орган ФСС копии доверенностей на бумажном носителе;
6. Дождаться результатов проведения проверки полномочий сотрудниками ФСС и присвоения статуса «утверждено».

После выполнения перечисленных выше действий для отправителя будет доступна сдача отчетности не только за свою организацию, но и за перечень организаций, добавленный в личном кабинете ФСС. Регистрация на портале ФСС РФможет быть произведена двумя доступными способами:

• регистрация напрямую на портале ФСС РФ;
• регистрация на портале ФСС РФ посредством продукта Астрал Отчет.

Отчет 4‑ФСС в 2022 году | Пример заполнения и сроки сдачи отчета 4‑ФСС в 2022 году — Контур.Бухгалтерия

В 2022 году бухгалтеры сдают отчет 4-ФСС четыре раза. Расскажем, что такое отчет 4-ФСС, как его заполнять, какими способами и когда сдавать.

В 2022 году бухгалтеры сдают отчет 4-ФСС четыре раза. В январе отчитываются за 2021 год, в апреле — за первый квартал, в июле — за полугодие, а в октябре — за 9 месяцев 2022 года. Отчет за весь 2022 год сдают уже в 2023 году. Расскажем, что такое отчет 4-ФСС, как его заполнять, какими способами и когда сдавать.

Отчет 4-ФСС: кто сдает и для чего

4-ФСС — обязательный ежеквартальный отчет для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, которые начисляют взносы на травматизм за своих сотрудников по трудовому или гражданско-правовому договору. Также его сдают и физические лица, которые нанимают по трудовому договору официальных помощников. Например, личного повара или водителя.

Отчет нужен для расчетов страховых взносов по производственным травмам и профессиональным заболеваниям застрахованных сотрудников компании. В расчете учитывается информация по несчастным случаям и о пройденных спецоценке условий труда и медицинских обследованиях работника.

Бухгалтерская форма 4-ФСС появилась в 2017 году. 4-ФСС была утверждена в сентябре 2016 и вступила в силу с января 2017 года. Последний раз ФСС обновил форму в июне 2022 года приказом от 14 марта 2022 года № 80. 

Как изменилась 4-ФСС в 2022 году

В титульном листе добавилось поле с численностью физлиц, которым платит страхователь. Появились новые таблицы и пропали некоторые старые. В основном изменения связаны с переходом на прямые выплаты. Теперь пособия сотрудникам платит ФСС, а не работодатель (кроме больничных за первые три дня), поэтому нет необходимости возмещать расходы на них.

Форма 4-ФСС за полугодие 2022 года содержит следующие разделы:

• титульный лист;
• расчет сумм страховых взносов;
• таблицу для работодателей, у которых есть самостоятельные классификационные единицы (обособки и структурные подразделения) с отдельным тарифом взносов;
• таблицу для работодателей, которые временно передают своих сотрудников другим компаниям; 
• данные по количеству застрахованных сотрудников, которые пострадали в связи со страховым случаем на рабочем месте в течение года;
• общая информация по спецоценке условий для трудовой деятельности и состояния рабочих мест, информация об обязательных медосмотрах работников на начало года.

Форма значительно сократилась. Из нее убрали все поля, в которых отражается информация по возмещению работодателю средств на выплату пособий, удалены бывшие таблицы 2 и 3. Добавлены следующие строки и таблицы:

• на титульном листе нужно будет дополнительно указывать численность физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения;
• в таблице 1 появится строка 9 для отражения суммы исчисленных страховых взносов;
• добавят таблицу 1.1 для расшифровки сведений об облагаемой взносами базе и сумме исчисленных взносов для организаций с ОП на отдельном тарифе взносов;
• для таблицы 4 с результатами спецоценки третий класс условий труда теперь нужно будет разделять на подклассы.

Когда и куда сдавать отчет 4-ФСС

Отчет 4-ФСС сдают все страхователи: организации и предприниматели с сотрудниками. Отчет нужно направить в территориальное отделение ФСС:

• по месту нахождения организации (в том числе при наличии обособленных подразделение без собственного расчетного счета или не начисляющих зарплату сотрудникам);
• по месту учета подразделения, если оно выделено на отдельный баланс, имеет сотрудников и самостоятельно им платит;
• по месту жительства ИП.

По форме 4-ФСС нужно отчитываться в конце первого квартала, полугодия, 9 месяцев и года. Сроки сдачи зависят от способа подачи отчета.

4-ФСС в бумажном виде сдают страхователи, у которых среднесписочная численность сотрудников за прошлый год 10 человек или меньше. Срок — до 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Электронный формат предназначен для работодателей со среднесписочной численностью свыше 10, они сдают отчет до 25 числа.

За первый квартал 2022 отчитайтесь:

• До 20 апреля — в бумажной форме;
• до 25 апреля — в электронной форме.

За второй квартал 2022 отчитайтесь в сроки:

• До 20 июля — в бумажной форме;
• До 25 июля — в электронной форме.

За третий квартал 2022 ФСС ждет отчет:

• до 20 октября — в бумажной форме;
• до 25 октября — в электронной форме.

За четвертый квартал 2022 ФСС ждет отчет только в следующем году:

• до 20 января 2023 года — в бумажной форме;
• до 25 января 2023 года — в электронной форме.

Если организация проходит ликвидацию, то расчет 4-ФСС нужно представить в ФСС до подачи заявления о ликвидации в налоговую инспекцию. В него нужно включить данные с начала года до дня представления отчета в фонд. Сумму взносов нужно перечислить в ФСС в течение 15 дней после сдачи отчета.

Штрафы по 4-ФСС в 2022 году

За сдачу бумажного отчета вместо электронного назначат штраф 200 рублей. Дополнительно возможны предупреждение или штраф для должностных лиц — 300-500 рублей.

Все актуальные даты сдачи отчетности и уплаты налогов можете посмотреть в нашем бухгалтерском календаре. За опоздание со сдачей 4-ФСС положен штраф — 5% от суммы страховых взносов за последние три месяца отчетного периода.

Штраф увеличивается на 5% за каждый полный и неполный месяц просрочки, но не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30% от суммы взносов.

Также предусмотрена административная ответственность для должностных лиц — штраф 300-500 рублей.

Как заполнить отчет 4-ФСС

Отчет в бумажном виде могут сдавать только маленькие фирмы. Заполнять его нужно ручкой с синими чернилами, используя печатные буквы. Исправлять ошибки можно аккуратным зачеркиванием неверного показателя с подписью страхователя и датой исправления. Корректором пользоваться нельзя.

После заполнения 4-ФСС нужно пронумеровать заполненные страницы и завизировать отчет у руководителя компании или у его доверенного лица. Визируется каждый лист отчета.

Каждый страхователь обязательно сдает титульный лист и таблицы 1 и 4. Остальные разделы представляются при наличии соответствующей информации.

Титульный лист отчета 4-ФСС

1. Вносим регистрационный номер компании-работодателя (страхователя).

2. Далее указываем код подчиненности — это номер отделения ФСС по месту регистрации страхователя.
3. Вводим номер корректировки: 000 (если это первый отчет за данный период) или три цифры в диапазоне 001 до 010 (если это откорректированный отчет).
4. Указываем отчетный период. Для первого квартала, в поле «Отчетный период (код)» пишем «03». Для полугодия — код «06». Для 9 месяцев — код «09».  Для года — код «12».
5. Вписываем расчетный 2022 год в графу «Календарный год».
6. Графу «Прекращение деятельности» заполняем при необходимости.
7. Далее вписываем название организации согласно уставу компании или личные данные физического лица — ИП.
8. Вводим реквизиты: ИНН, КПП, ОГРН и ОКВЭД.
9. В поле «Бюджетная организация» проставляется признак страхователя: 1 — Федеральный бюджет 2 — Бюджет субъекта Российской Федерации 3 — Бюджет муниципального образования 4 — Смешанное финансирование. Это только для бюджетных организаций.
10. Вносим цифры мобильного или стационарного телефона, адрес регистрации.
11. Добавляем информацию о среднесписочной численности работников, количестве сотрудников с инвалидностью и работников, занятых на вредной или опасной работе.
12. Заполняем новую строку — численность физлиц, которые получают выплаты и иные вознаграждения. Число берем на конец отчетного периода.
13. В конце вносим код страхователя или его законного представителя, отдаем на визирование.

• Таблица 1 содержит сведения о суммах выплат и иных вознаграждений, начисленных физлицам за каждый месяц отчетного квартала и об общем размере начислений за год. Если исключаемых выплат не было — эти суммы равны базе начисления взносов. Из базы выделяют суммы выплат в пользу инвалидов. Дополнительно указывается размер страхового тарифа с учетом процента скидки или надбавки к нему. В новой строке 9 указываются исчисленные страховые взносы
• Таблица 2 заполняется только работодателями, которые временно передавали своих сотрудников другим организациям и предпринимателям по договору о предоставлении персонала. Тут указываются данные принимающей организации, численность таких сотрудников и инвалидов среди них, база для начисления взносов и размер страхового тарифа.
• Таблица 3 включает данные о численности сотрудников, которые в отчетном периоде пострадали в результате страховых случаев. Она может быть пустой, если таких случаев не было, тогда в состав расчета ее включать не нужно.
• Таблица 4 содержит данные о количестве рабочих мест, по которым проводилась спецоценка условий труда, и количестве рабочих мест, по которым проводили предварительные и периодические медосмотры. По правилам, все данные в таблице должны быть на начало года, то есть на 1 января 2022. Обратите внимание, что добавились классы условий труда 1 и 2, а 3 класс разбили на подклассы, поэтому для заполнения таблицы за полугодие понадобятся дополнительные данные. Также в числе сотрудников, для которых обязательные медосмотры, теперь отражаются все, а не только «вредники».

Нулевая форма 4-ФСС в 2022 году

Организация или предприниматель, которые не работали в отчетном периоде и не производили никаких отчислений сотрудникам, тоже должны отчитаться по форме 4-ФСС. В таком случае надо сдать нулевую форму и тем самым поставить ФСС в известность об отсутствии деятельности в отчетном периоде.

В составе нулевой формы сдают титульный лист и таблицы 1 и 4, которые заполняются прочерками. Вместе с формой можно представить в ФСС пояснение о том, что вы не работали, не начисляли зарплату, и, следовательно, не делали отчислений в фонд. Но это не обязательно, при необходимости ФСС сам запросит нужные сведения.

Скачать бланк отчета 4-ФСС

Сдавайте отчет 4-ФСС в Контур.Бухгалтерии — сервисе для удобного ведения учета и сдачи отчетности через интернет. 

Как подать сведения о застрахованных лицах в ФСС в 2022 году — Контур.НДС+

С 2022 будет действовать новый порядок выплаты пособий. ФСС будет выплачивать работникам пособия (по болезни / беременности и родам) напрямую – без участия работодателей. Но работодатели по-прежнему обязаны направлять в фонд данные о своих работниках. Постоянный порядок подачи сведений вступит в силу в 2022 году.

Рассмотрим, какую информацию и когда нужно предоставить в ФСС.

Информация, которому работодатель должен передать ФСС

Новая редакция ФЗ от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ), которая вступила в силу в январе 2022 года, устанавливает, что страхователи (работодатели), как и ранее, должны передавать в ФСС сведения для начисления и выплаты пособий по болезни и по беременности и родам.

Сведения условно подразделяются на категории:

1. Информация для заполнения больничного листа (его полей).

С 2022-го отменяется оформление бумажных больничных листов. Теперь врачи будут выдавать только электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН). Согласие пациента не требуется.

Сведения для формирования ЭЛН нужно передать по правилам, утверждённым Постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010.

Также необходимо указать:

• страховой стаж
• районный коэффициент (при наличии)
• сумму выплат, облагаемых взносами на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и др.

Эти данные работодатель размещает в системе «Соцстрах», заверив их усиленной квалифицированной электронной подписью, после чего информация автоматически отправится в фонд.

Срок предоставления сведений для формирования ЭЛН – не позднее 3-х рабочих дней с даты получения информации о закрытом больничном (ч. 8 ст. 13 Закона № 255-ФЗ; здесь и далее приведены ссылки на редакцию закона, которая вступит в силу в 2022-ом).

1. Анкетные данные работников – информация личного свойства о каждом сотруднике (застрахованном лице). Изначально страхователь получает её непосредственно от работника, после чего направляет в фонд.

Кадровые работники (либо бухгалтеры) собирают сведения по утверждённой форме. Сейчас применяется бланк 2021 года, который содержит: адрес работника, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковского счёта и прочее по прил. № 2 к приказу ФСС № 26 от 04.02.2021. На 2022 год пока нет аналогичной формы.

Сотрудникам необходимо сообщать работодателю сведения о себе при:

Работодатель должен передать в ФСС анкетные сведения не позднее 3-х рабочих дней с даты их поступления (ч. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Это касается как первичного сбора данных, так и всех последующих изменений.

Первичный сбор анкетных данных и передача их в ФСС

Порядок зависит от того, в каком году сотрудник был принят на работу.

Рассмотрим 2 варианта:

1. Сотрудник принят на работу в 2021 году или позже

2. Сотрудник принят на работу до 2021 года

• • работодатели не были обязаны направлять в ФСС анкетные данные о работниках, а сотрудники – сообщать подобные данные. Первичный сбор информации для передачи в фонд не проводился.

В 2021 году появилась обязанность по сбору и передаче сведений в ФСС, включая данные по давно трудоустроенным работникам.

По п. 2 Положения № 2375 это нужно сделать «в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности». Однако подобная формулировка предполагает различные толкования.

По неофициальным м чиновников из ФСС страхователи должны провести первичный сбор данных по всем застрахованным лицам до конца 2021 года, чтобы ФСС заполнил свою базу данных и подготовился к переходу на бюллетени в электронном формате.

Но это только рекомендации, а закон не устанавливает точные сроки передачи анкетных данных по работникам в ФСС, кроме даты трудоустройства.

По нашему мнению, информацию по давно устроенным сотрудникам можно предоставить в момент наступления страхового случая (болезнь, декретный отпуск), когда понадобится бюллетень. До этого момента сведения можно не предоставлять.

Нужно ли сообщать в ФСС об увольнении работника? Большинство специалистов, среди которых чиновники фонда, дают положительный ответ. Однако в Законе № 255-ФЗ данное требование не содержится. Наше мнение: расторжение трудового договора с работником не является поводом для передачи сведений в ФСС.

Формы передачи сведений в ФСС

В 2021-ом действует следующее правило:

• если среднесписочная численность физических лиц, получивших выплаты в предшествующем расчетном периоде, превышает 25 человек: сведения в ФСС необходимо направить в электронном виде
• если среднесписочная численность составила 25 человек и менее — сведения можно сдать на бумаге или в электронном виде (п. 4-5 положения № 2375)

Однако с 2022-го положение № 2375, как и приведённое выше правило, утратит силу. При этом в Законе № 255-ФЗ указано, что способы сдачи сведений оформляются на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа. То есть работодатель может выбрать способ передачи данных.

ФСС на этот счёт пока не давал разъяснений. Но вполне вероятно, что в Закон № 255-ФЗ внесут поправки и работодателей с большой численностью сотрудников обяжут передавать данные в фонд в электронном виде.

Нарушения при подаче сведений в ФСС и размер наказаний за них

За нарушения, допущенные страхователями при передаче в фонд сведений, необходимых для выплаты пособий по нетрудоспособности и по беременности и родам, предусмотрены санкции (ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ). Штрафы будут применяться с 2022 года.

Рассмотрим подробнее в таблице штрафы за нарушения при подаче сведений в ФСС и их размеры.

Вид нарушения	Размер штрафа
1. Отказ передачи документов для проверки полноты и достоверности сведений, которые страхователь передал в фонд дня назначения пособия	За каждый непредоставленный документ – 200 рублей
2. Передача недостоверной информации и документов (либо их сокрытие), что привело к излишней выплате пособия фондом	20% от излишне понесённых фондом расходов (максимум – 5 тыс. рублей, минимум – 1 тыс. рублей)
3. Нарушен срок передачи данных, необходимых для назначения и выплаты пособий	5 тыс. рублей

Чтобы избежать штрафов, рекомендуем передавать в ФСС достоверные сведения в полном объёме и своевременно.

Памятка бухгалтеру: график сдачи отчётов на январь 2022 года

Сведения о застрахованных лицах: какие данные и когда нужно подавать в ФСС в 2022 году

С января 2022 года начнала действовать новая редакция Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ; см.

«Как ФСС будет выплачивать больничные и декретные с 2022 года и как действовать работодателям»).

Она предусматривает, что работодатели (страхователи) по-прежнему обязаны передавать в ФСС сведения, необходимые для начисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам.

Рассчитывайте зарплату с учетом повышения МРОТ с 1 июня Рассчитать бесплатно

Сведения можно условно разделить на две категории: информация для заполнения больничного листа и анкетные данные сотрудников.

Данные для заполнения листка нетрудоспособности

Речь идет об информации, необходимой для заполнения полей больничного листа.

Работать с электронными больничными по новым правилам

Начиная с января 2022 года передавать сведения для формирования ЭЛН нужно по правилам, которые утверждены постановлением правительства РФ от 23.11.21 № 2010. В числе прочего, следует указать: страховой стаж; сумму выплат, облагаемых взносами на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством; районный коэффициент (при наличии) и др.

Работодатель размещает указанные данные в системе «Соцстрах», заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью. После этого информация автоматически уходит в фонд (см. «Электронный больничный лист в 2021 году»).

Срок передачи сведений для формирования ЭЛН — не позднее трех рабочих дней с даты поступления информации о закрытом бюллетене (ч. 8 ст. 13 Закона № 255-ФЗ; здесь и далее приводятся ссылки на редакцию закона, которая вступит в силу с 2022 года).

Анкетные данные работников

Это информация личного свойства о каждом из сотрудников (застрахованных лиц). Сначала страхователь должен получить ее от самих работников, а затем направить в ФСС.

Кадровики (или бухгалтеры) собирают данные по форме, утвержденной приказом ФСС от 08.04.22 № 119. Она содержит анкетные данные: адрес работника, СНИЛС, ИНН, реквизиты банковского счета и проч.

Сотрудники обязаны сообщать работодателю указанные сведения:

1. При трудоустройстве или «в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности» (ч. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Для наглядности назовем это первичным сбором анкетных данных.
2. В случае изменения предоставленных ранее анкетных данных. Сообщить работодателю новые сведения нужно «своевременно» (ч. 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

Полученные от работника анкетные сведения нужно передать в ФСС не позднее трех рабочих дней с даты их поступления (ч. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Это относится и к первичному сбору данных и к последующим изменениям.

Заполнить и сдать сведения о застрахованных лицах в ФСС

Когда провести первичный сбор анкетных данных и передать их в ФСС

Все зависит от того, в каком году человек устроился на работу. Рассмотрим два варианта.

Первый вариант: сотрудник принят на работу в 2021 году или позднее

В отношении сотрудников, которые устроятся на работу в 2022 году и позднее, не должно возникнуть вопросов. Застрахованное лицо обязано заполнить сведения о себе в момент трудоустройства. Это прямо следует из части 13 статьи 13 Закона № 255-ФЗ. Затем, не позднее трех рабочих дней, компания или ИП должна направить данные в ФСС.

Аналогичные нормы установлены для тех, кто устроился на работу в 2021 году. Единственная разница — на подачу данных в фонд работодателю отведено пять рабочих дней (п. 2 и 3 Положения, утв. постановлением правительства РФ от 30.12.20 № 2375; далее — Положение № 2375).

Второй вариант: сотрудник принят на работу до 2021 года

В 2020 году и ранее у страхователей не было обязанности направлять в ФСС анкетные данные о работниках, а у сотрудников — сообщать подобные сведения в отдел кадров или бухгалтерию. Поэтому в момент трудоустройства первичный сбор информации (в целях передачи в фонд) не проводился.

Но в 2021 году появилась необходимость собирать и передавать в ФСС сведения в том числе на давно трудоустроенных работников. В какой момент это делать? На основании пункта 2 Положения № 2375 — «в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности». Но такая формулировка допускает различные толкования.

Чиновники из ФСС давали неофициальные комментарии, в которых настаивали на следующем: страхователи должны были провести первичный сбор сведений обо всех застрахованных лицах до конца 2021 года. Это позволило бы фонду заполнить свою базу данных и подготовиться к повсеместному переходу на электронные бюллетени.

Работать с электронными больничными и сдавать всю сопутствующую отчетность через «Контур.Экстерн»

Однако это не более чем рекомендации. В законодательстве не установлены конкретные сроки для передачи анкетных сведений в ФСС (кроме момента трудоустройства). На наш взгляд, информацию на давно работающих сотрудников допустимо предоставить при наступлении страхового случая: болезни или декретного отпуска. А пока бюллетень не понадобился, данные можно не направлять.

Внимание!

Нужно ли информировать ФСС о том, что работник уволился? Многие специалисты, включая чиновников фонда, дают положительный ответ. Тем не менее, Закон № 255-ФЗ не содержит такого требования. Мы полагаем, что расторжение трудового договора — не повод для подачи сведений в ФСС.

В какой форме подавать сведения в фсс

В 2021 году действовало правило: если среднесписочная численность физлиц, получивших выплаты в предшествующем расчетном периоде, превысила 25 человек, сведения в ФСС направляются в электронном виде. Если среднесписочная численность составила 25 человек и менее — можно сдать на бумаге или в электронном виде (п. 4 и 5 положения № 2375).

Начиная с 2022 года, положение № 2375 утратило силу. Вместе с ним перестало действовать и приведенное выше правило. При этом в Законе № 255-ФЗ о способах сдачи сведений сказано следующее: «сведения о застрахованном лице оформляются на бумажном носителе либо формируются в форме электронного документа».

Из этой формулировки можно сделать вывод, что работодатель вправе сам выбрать способ подачи данных. ФСС пока не давал разъяснений на этот счет. Возможно, в Закон № 255-ФЗ внесут поправки, и работодателей с большой численностью персонала обяжут обмениваться данными с фондом в электронном виде.

Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час

За что ФСС сможет наказать страхователей

Размеры санкций за нарушения, допущенные при передаче в ФСС сведений, необходимых для выплаты декретных и пособий по болезни, приведены в статье 15.2 Закона № 255-ФЗ (см. таблицу). Эти штрафы применяются с 2022 года.

Таблица

Штрафы за нарушения при подаче в ФСС сведений для выплаты пособий

НарушениеСумма штрафа

Отказ направить документы в ходе проверки полноты и достоверности сведений, переданных страхователем в фонд дня назначения пособия	200 руб. за каждый несданный документ
Передача недостоверных сведений и документов (либо их сокрытие), повлекшее излишнюю выплату пособия	20% излишне понесенных фондом расходов, (максимум 5 000 руб., минимум 1 000 руб.)
Нарушение срока подачи сведений, необходимых для назначения и выплаты пособия	5 000 руб.

4-ФСС: поможем сдать отчетность

Данный отчет позволяет делать расчеты по страховым взносам за сотрудников по производственным травмам или профессиональным болезням.

В расчете присутствует информация о медицинских обследованиях работника за год, пройденной спецоценке условий труда, а также имеющихся несчастных случаях.

Помимо этого, отчет содержит информацию о затратах работодателя на больничные сотрудников и страховых взносах по фиксированным ставкам.

Из чего состоит отчет 4–ФСС

Бухгалтерская форма отчетности 4–ФСС была утверждена в 2016 году, а с 2017 вступила в силу и актуальна по сегодняшний день.

В 2021 году форма 4–ФСС состоит из следующих частей:

• титульный лист;
• расчеты для начисления налоговой базы;
• таблица для работодателей, сотрудники у которых временно находятся в других компаниях;
• расчеты по обязательному социальному страхованию от профессиональных заболеваний, производственных травм, и так далее;
• таблица для фактических расходов на выплату пособий от несчастных случаев затраты на профилактику травматизма и так далее;
• обязательные данные по количеству застрахованных работников, которые пострадали на рабочем месте в течение года в связи со страховым случаем;
• общая информация о спецоценке рабочих условий, состоянии рабочих мест сотрудников и обязательных медосмотрах.

Последние изменения в форму отчетности были внесены приказом ФФС РФ от 07.06.2017 №275. В титульном листе отчета 4–ФСС появилось специальное поле для бюджетных организаций. Остальные изменения формы связаны с разделением ответственности между ФНС и ФСС – в 2021 году разделом о нетрудоспособности работника занимается ФНС.

Сдавайте отчетность прямо из «1С» с помощью сервиса «1С-Отчетность»

Новая форма отчетности 4–ФСС уже разработана. Изменения в бланке 4–ФСС связаны с введением прямых выплат для россиян – с начала 2021 года ФСС платит пособия и больничные напрямую сотрудникам, а не работодателям.

Среди важных изменений – значительное сокращение формы. В новом бланке будет отсутствовать информация о расходах на страховое обеспечение, а также таблицы 2 и 3.

Взамен ФСС планирует добавить в форму таблицу 1.1, предназначенную для расшифровки сведений об облагаемой взносами базе и сумме исчисленных взносов для организаций ОП с отдельными тарифами.

Дополнительные изменения еще не утверждены.

Обновленный бланк отчетности 4–ФСС может вступить в силу позже, чем было запланировано изначально. Те работодатели, которые в 2021 году отчитываются по старой форме отчетности, но уже перешли на проект прямых выплат, должны запомнить следующее: в вашем случае не заполняется строка 15 в таблице №2 и вся таблица №3.

Когда сдавать отчет 4–ФСС

Отчетность 4–ФСС сдается четыре раза за год. Дата сдачи зависит от способа подачи отчета. Подать 4–ФСС можно как в бумажном, так и в электронном виде, в зависимости от количества сотрудников:

• Бумажный отчет. Предназначен для юридических лиц с количеством работников не более 25 человек. Они подают 4–ФСС до 20 числа месяца, следующего за отчетным.
• Электронный отчет. Предназначен для компаний, где количество работников превышает 25 человек. Бланк 4–ФСС они должны сдавать до 25 числа месяца, следующего за отчетным.

В случае, указанные даты выпадают на выходной или праздник, сдача отчетности переносится на следующий рабочий день.

Обратите внимание: если ваша компания проходит процедуру ликвидации, то расчет 4–ФСС необходимо предоставить в налоговую заранее, еще до подачи заявления на ликвидацию. В расчет обязательно включают все данные с начала года и до дня подачи отчета в ФСС. Сумма взноса должна быть выплачена в течение 15 дней с даты сдачи отчета.

Нужно быстро сдать отчет 4–ФСС? Узнайте, как сделать это правильно

Получить консультацию

Что будет, если сдать неверный отчет?

Если работодатель сдает бумажный отчет вместо электронного, он получает штраф в размере 200 рублей. В некоторых случаях возможны штрафы для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

За несвоевременную сдачу работодатель получит штраф – 5% от страховых вносов за последние три месяца. За каждый полный и неполный месяц просрочки штраф будет увеличиваться еще на 5%. Сумма штрафа не может быть меньше 1000 рублей или больше 30% от общей суммы всех страховых взносов компании.

Как правильно заполнить бумажный отчет 4–ФСС

Отчетность 4–ФСС в бумажном виде заполняется яркими синими чернилами и печатными буквами. При небольших помарках их можно исправить аккуратным зачеркиванием ошибки с подписью страхователя и датой этого исправления. Использование корректора, ярких и цветных ручек запрещено.

После заполнения отчета, заполненные страницы необходимо пронумеровать и завизировать готовый документ у руководителя или его доверенного лица. Визируются все листы в отчете.

Для всех страхователей обязательно сдавать титульный лист с разделами 1,2 и 5. Остальные разделы заполняются только при наличии нужной для этого информации.

Заполнение титульного листа

• Вписываем регистрационный номер компании–страхователя (работодателя).
• Указываем код подчиненности. Этот код обозначает номер отделения ФСС, по месту регистрации компании–страхователя.
• Вписываем номер корректировки. Если вы заполняете первый отчет за период – 000, если это откорректированная отчетность – указывайте три цифры в диапазоне от 001 до 010.
• Вносим информацию об отчетном периоде. Для первого квартала в графе «Отчетный период (код)» пишем значение «03». Полугодие обозначается кодом «06», 9 месяцев кодом «09», а год кодом «12».
• Пишем в графу «Календарный год» расчетный 2021 год.
• При необходимости заполняем графу «Прекращение деятельности».
• Указываем личные данные физического лица (ИП) или наименование организации, согласно принятому в ней уставу.
• Вносим обязательные реквизиты, такие как ИНН, ОГРН, КПП, ОКВЭД.
• В графу «Бюджетная организация» вносим признак страхователя: Федеральный бюджет – «1», Бюджет субъекта Российской Федерации – «2», Бюджет муниципального образования – «3», Смешанное финансирование – «4». Заполняется только бюджетными организациями.
• Указываем номер стационарного или мобильного телефона, а также адрес регистрации компании.
• Вносим информацию о среднесписочной численности сотрудников, количестве работников с инвалидностью, а также тех, кто работает на опасном или вредном производстве.
• В заключение вносим код страхователя или законного представителя. Готовый отчет отдается на визирование.

Не знаете, как правильно заполнить отчет 4–ФСС? Наши специалисты помогут разобраться

Получить консультацию

Заполнение таблиц отчета

• Таблица 1 должна содержать все сведения о суммах выплат и прочих вознаграждениях, которые были начислены физическим лицам за каждый месяц отчетного квартала, а также общей сумме начислений за весь год. Если исключаемые выплаты не производились, данные суммы будут равны базе начислений взносов. Помимо этого, необходимо указать размер страхового тарифа, учитывая размер скидки или надбавки.
• Таблица 2 основана на данных записей бухучета. Здесь содержится информация о расчетных суммах взносов на травматизм сотрудников с начислений за отдельные месяцы квартала, а также данные по сумме взносов, которая была начислена уже после проверки. С этой таблицы получают размеры обязательств перед бюджетом. Вторая колонка таблицы отражается информация по оплате страховых взносов с начала года. Графа 15 заполняется только теми работодателями, которые еще не перешли на проект прямых выплат.
• Таблица 5 содержит информацию о количестве рабочих мест, в отношении которых происходила спецоценка условий труда, а также количестве рабочих мест, по которым осуществлялись периодические или предварительные медицинские осмотры. Все данные таблицы приходятся на начало года – 1 января.

Существует ли нулевая форма отчета 4–ФСС?

Компании и физические лица, которые в отчетный период не работали и не осуществляли денежные отчисления сотрудникам, также должны подготовить отчет 4–ФСС. Для них предусмотрена нулевая форма отчетности, благодаря которой работодатель ставит ФСС в известность об отсутствии деятельности за отчетный период.

В состав нулевой формы отчета 4–ФСС входят титульный лист и таблицы 1, 2, 5, где страхователь должен поставить прочерки.

Вместе с нулевой формой в ФСС необходимо подать пояснение о том, что компания не работала и не начисляла сотрудникам заработную плату и, как следствие, не делала отчислений в ФСС.

Это не необходимость – в случае отсутствия пояснений, ФСС запросит нужную информацию самостоятельно.

Электронная сдача отчета 4–ФСС

Если ваша компания сдает отчетность 4–ФСС в электронном виде, то нужно помнить алгоритм подготовки и сдачи этого отчета.

Чтобы сдать 4–ФСС в электронном виде, страхователь должен иметь электронно–цифровую подпись. Без нее отчет не будет считаться действительным.

Оставить и загрузить отчет в электронном виде можно через специальный бесплатный сервис ФСС. Для этого с сайта ФСС нужно установить специальное приложение и скачать инструкцию для установки необходимых для подписания отчета сертификатов.

После отправки отчета с электронной подписью, страхователь получит от ФСС квитанцию о приеме отчета или же протокол контроля. Квитанция является подтверждением факта принятия отчета в ФСС.

Протокол наоборот содержит информации о том, что отчет компании не принят фондом. Причина отказала шифруется определенным кодом. К примеру, код «598» свидетельствует об ошибке при заполнении ИНН.

Компания–страхователь выясняет причину отказа, исправляет ошибку и отправляет отчет повторно.

Полезные советы при сдаче отчетности

Не тяните. Не стоит сдавать отчет в последний день приема. ФСС может не успеть обработать вашу заявку из–за большого количества других отчетов. К тому же несвоевременная сдача повлечет за собой штраф.

Заполняйте внимательно. Перепроверяйте все реквизиты и суммы несколько раз, следите, чтобы все необходимые графы и таблицы были заполнены.

Заранее подготовьте все суммы и расчеты. Чтобы не искать данные в день сдачи и сберечь драгоценное время, заранее подготовьте все данные для отчета, если это возможно.